Was ein Verein mitbringen muss
Diese Unterlagen verlangt praktisch jeder Fördergeber. Wenn sie in einem Ordner liegen und aktuell sind, ist ein Antrag eine Sache von Stunden statt von Wochen.
- Aktuelle Satzung in der zuletzt beim Registergericht eingereichten Fassung
- Auszug aus dem Vereinsregister, meist nicht älter als ein bestimmter Zeitraum
- Freistellungsbescheid des Finanzamts oder Bescheid über die Feststellung der satzungsmäßigen Voraussetzungen
- Nachweis der Vertretungsberechtigung der unterzeichnenden Personen
- Bankverbindung des Vereins, nicht die einer Privatperson
- Je nach Programm: letzter Jahresabschluss, Mitgliederzahl, Tätigkeitsbericht
Prüfe, ob der Vereinszweck in der Satzung das geplante Projekt überhaupt abdeckt. Ein Projekt außerhalb des Satzungszwecks ist förderrechtlich und steuerrechtlich ein Problem.
Woher das Geld kommt
Für Vereine liegt der Schwerpunkt weiter unten als bei Unternehmen. Bundesprogramme gibt es, aber die realistischsten Quellen sind meist regional.
- Kommune und Landkreis: Vereinsförderung, Jugendarbeit, Sportstättenbau, Kulturförderung, Ehrenamtsfonds
- Land: Fachprogramme für Sport, Kultur, Bildung, Soziales, Naturschutz und Digitalisierung
- Bund: thematische Programme, oft über zwischengeschaltete Träger und Verbände
- EU: über die Länder umgesetzte Fonds sowie lokale Aktionsgruppen im ländlichen Raum
- Dachverbände und Fachverbände mit eigenen Fördertöpfen
- Stiftungen, Lotterien und Aktionsprogramme, oft mit eigenen Antragsrunden
Projektförderung statt Betriebskosten
Die wichtigste Erwartungskorrektur: Gefördert wird fast immer ein Projekt, also ein abgegrenztes Vorhaben mit Anfang, Ende und Ziel. Laufende Kosten wie Miete, Versicherungen oder Grundausstattung sind in den meisten Programmen ausdrücklich ausgeschlossen.
Für den Antrag heißt das: Formuliere ein Vorhaben, kein Bedürfnis. Nicht der Verein braucht Geld, sondern das Projekt braucht Mittel für benannte Zwecke, es hat eine Zielgruppe, einen Zeitraum und ein überprüfbares Ergebnis. Diese Übersetzungsleistung entscheidet über den halben Antrag.
Eigenanteil und Eigenleistung
Nahezu jede Förderung verlangt einen Eigenanteil. Das ist für Vereine mit kleiner Kasse die härteste Bedingung, und sie wird oft zu spät bemerkt.
Prüfe deshalb früh, was als Eigenanteil anerkannt wird. Manche Programme lassen Spenden, Mitgliedsbeiträge, Sponsoring oder Mittel Dritter zu, manche verlangen echte Eigenmittel. Einige Programme erkennen unbare Eigenleistung an, also ehrenamtliche Arbeitsstunden, bewertet mit einem festgelegten Stundensatz.
Wo Eigenleistung zählt, hängen daran Formalien: Stundenlisten mit Datum, Name und Tätigkeit, oft gegengezeichnet. Ohne diese Aufzeichnungen wird die Leistung im Nachweis nicht anerkannt, auch wenn die Arbeit unstrittig geleistet wurde.
Der Ablauf im Vereinsjahr
Diese Reihenfolge verhindert die typische Situation, in der ein Antrag am Wochenende vor der Frist entsteht.
- 1Unterlagenordner anlegen und aktuell halten: Satzung, Registerauszug, Freistellungsbescheid, Vertretungsnachweis.
- 2Projektidee in eine Kurzbeschreibung fassen: Ziel, Zielgruppe, Zeitraum, Ergebnis.
- 3Kosten- und Finanzierungsplan aufstellen, inklusive Eigenanteil und dessen Herkunft.
- 4Passende Töpfe suchen, zuerst Kommune und Land, dann Verbände und Stiftungen.
- 5Vorstandsbeschluss herbeiführen und protokollieren, viele Fördergeber verlangen ihn.
- 6Antrag stellen, Bescheid abwarten und erst danach Verträge schließen oder bestellen.
- 7Während der Umsetzung Belege und Stundenlisten laufend führen.
- 8Verwendungsnachweis fristgerecht einreichen und Belege aufbewahren.
Vergabe und Mittelverwendung
Wer öffentliche Mittel erhält, ist an die Nebenbestimmungen gebunden, und die enthalten fast immer Regeln zur Auftragsvergabe. Üblich ist die Pflicht, ab bestimmten Beträgen mehrere Angebote einzuholen und die Auswahl zu dokumentieren.
Dazu kommt der Grundsatz der wirtschaftlichen und sparsamen Mittelverwendung. Praktisch heißt das: Nicht das bequemste Angebot, sondern das wirtschaftlichste, und eine kurze Notiz, warum entschieden wurde, wie entschieden wurde. Diese Notiz kostet fünf Minuten und beantwortet später eine unangenehme Rückfrage.
Aufträge an Vorstandsmitglieder oder deren Angehörige sind besonders heikel. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, offenlegen, dokumentieren und vorher mit der Bewilligungsstelle klären.
Verwendungsnachweis im Verein
Der Nachweis ist im Verein anspruchsvoller als anderswo, weil die Arbeit auf mehreren ehrenamtlichen Schultern liegt und Zuständigkeiten wechseln. Lege deshalb von Anfang an fest, wer die Belegliste führt, und lege sie so ab, dass ein Wechsel im Vorstand sie nicht verschwinden lässt.
Achte besonders darauf, dass Rechnungen auf den Verein ausgestellt sind und nicht auf ein Mitglied, das ausgelegt hat. Auslagen sind zwar erstattbar, aber der Beleg muss den Verein als Empfänger ausweisen, sonst wird er im Nachweis regelmäßig nicht anerkannt.
Was Förderung mit der Gemeinnützigkeit macht
Fördermittel sind für den gemeinnützigen Bereich in der Regel unproblematisch, solange sie zweckgebunden für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden. Kritisch wird es, wenn ein gefördertes Angebot wirtschaftlichen Charakter bekommt, etwa durch Eintrittsgelder, Sponsoring oder Verkauf.
Dann berühren sich zwei Regelwerke: das Gemeinnützigkeitsrecht der Abgabenordnung und das Beihilferecht der EU. Beide Fragen gehören vor den Antrag, nicht in die Betriebsprüfung. Bei größeren Projekten lohnt eine Abstimmung mit der Steuerberatung des Vereins.
Typische Fehler
Diese Punkte tauchen in der Vereinspraxis am häufigsten auf.
- Material bestellt oder Vertrag geschlossen, bevor der Bescheid da war
- Eigenanteil erst beim Ausfüllen des Formulars bemerkt
- Rechnung auf ein Vorstandsmitglied statt auf den Verein
- Ehrenamtliche Stunden ohne Aufzeichnung geleistet und später nicht anerkannt
- Zuständigkeit für den Nachweis nicht geregelt, Wechsel im Vorstand mitten im Projekt
- Freistellungsbescheid abgelaufen und nicht rechtzeitig erneuert
- Projekt beschrieben wie ein Wunsch, nicht wie ein Vorhaben mit Ziel und Ergebnis