Rechnungssumme ist nicht gleich förderfähige Kosten
Jede Richtlinie enthält eine Liste dessen, was gefördert wird, und häufig eine zweite Liste dessen, was ausdrücklich nicht gefördert wird. Alles, was in keiner der beiden Listen steht, ist der Graubereich, über den die Bewilligungsstelle entscheidet.
Praktisch heißt das: Von einer Rechnung über mehrere Positionen können einzelne anerkannt und andere gestrichen werden. Der Fördersatz greift dann nur auf den anerkannten Teil. Wer mit der vollen Rechnungssumme kalkuliert, plant strukturell zu hoch.
Was typischerweise dazuzählt
Die folgenden Positionen sind in vielen Programmen förderfähig. Das ist ein Muster und keine Zusage, denn jede Richtlinie zieht ihre Grenze selbst.
- Die eigentliche Anschaffung oder Leistung, also Gerät, Anlage, Material und Einbau
- Arbeiten, die für den bestimmungsgemäßen Betrieb nötig sind, etwa Anpassungen an vorhandener Technik
- Rückbau und Entsorgung des ersetzten Bestands, soweit die Richtlinie sie nennt
- Fachplanung, Baubegleitung und erforderliche Nachweise, oft als eigener Fördertatbestand
- Bei Projekten: Personalkosten nach den Regeln der Richtlinie, Sachkosten und teils eine Gemeinkostenpauschale
Was typischerweise herausfällt
Diese Positionen werden regelmäßig gestrichen. Wenn sie in deinem Angebot stehen, trenne sie sauber ab, damit sie die anderen Positionen nicht mit in die Prüfung ziehen.
- Grundstückskosten und Erwerbsnebenkosten
- Eigenleistung und unbezahlte Arbeit, sofern die Richtlinie sie nicht ausdrücklich zulässt
- Finanzierungskosten, Zinsen, Gebühren und Kontoführung
- Kosten, die vor dem zulässigen Beginn entstanden sind
- Positionen, die einem anderen Zweck dienen, etwa allgemeine Renovierung neben der geförderten Maßnahme
- Skonti, Rabatte und Gutschriften, die du tatsächlich in Anspruch genommen hast
Skonto ist ein Klassiker: Viele Programme rechnen mit dem tatsächlich gezahlten Betrag. Wer Skonto zieht, senkt damit auch die förderfähigen Kosten.
Brutto oder netto, und warum das so viel ausmacht
Die Umsatzsteuer ist bei größeren Vorhaben der einzelne Posten mit dem größten Hebel. Die Regel dahinter ist einfach: Wer die Vorsteuer beim Finanzamt zurückholen kann, für den ist die Umsatzsteuer keine Belastung und damit auch keine förderfähige Ausgabe.
Für Privatpersonen und für nicht vorsteuerabzugsberechtigte Einrichtungen wird deshalb meist brutto gerechnet, für vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen netto. Steht in deinem Antrag die falsche Variante, verschiebt sich die Fördersumme spürbar, und die Korrektur nach der Bewilligung ist mühsam.
Eigenleistung und unbare Beiträge
Selbst gebaute Arbeit ist für die Förderung meistens unsichtbar, weil es keinen Beleg gibt. Einige Programme, besonders in der ländlichen Entwicklung und im Vereinsbereich, lassen unbare Eigenleistung dennoch zu und bewerten sie mit einem festgelegten Stundensatz.
Wo das erlaubt ist, hängen daran strenge Formalien: Stundennachweise mit Datum, Name und Tätigkeit, oft eine Bestätigung des Vorstands oder der Bauleitung. Ohne diese Aufzeichnungen wird die Leistung nicht anerkannt, auch wenn sie unstrittig erbracht wurde.
Drei Grenzen, nicht eine
Neben dem Fördersatz begrenzen zwei weitere Größen deine Auszahlung. Wer nur den Satz kennt, kalkuliert falsch.
- Der Fördersatz: der Anteil der förderfähigen Kosten, der übernommen wird
- Der Höchstbetrag: die absolute Obergrenze, oft je Vorhaben, je Wohneinheit oder je Jahr
- Die Bagatellgrenze: der Mindestumfang, unter dem ein Antrag gar nicht bearbeitet wird
Bei großen Vorhaben entscheidet fast nie der Satz, sondern der Höchstbetrag. Rechne deshalb immer beide Grenzen und nimm die kleinere.
So gliederst du das Angebot, damit die Prüfung glatt läuft
Ein gut gegliedertes Angebot spart dir später Rückfragen und schützt förderfähige Positionen davor, im Paket mit nicht förderfähigen gestrichen zu werden.
- 1Bitte den Betrieb um eine Gliederung nach Gewerken und Einzelpositionen statt um eine Pauschalsumme.
- 2Lass nicht förderfähige Arbeiten in einen eigenen Abschnitt oder auf ein separates Angebot schreiben.
- 3Gleiche jede Position mit der Liste der förderfähigen Kosten aus der Richtlinie ab und markiere Unklarheiten.
- 4Kläre die markierten Positionen vor dem Antrag mit der Bewilligungsstelle, schriftlich.
- 5Übernimm die Gliederung später unverändert in Rechnung und Verwendungsnachweis, damit alles zueinander passt.
Wenn es teurer wird als geplant
Kostensteigerungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, wie du damit umgehst: Eine bewilligte Zuwendung erhöht sich nicht automatisch, nur weil die Rechnung höher ausfällt. In vielen Programmen ist die bewilligte Summe ein Deckel, der auch bei Mehrkosten steht.
Zeichnet sich eine Überschreitung ab, melde sie frühzeitig und frag nach, ob ein Änderungsantrag möglich ist. Umgekehrt gilt dasselbe: Wird es günstiger, sinkt die Zuwendung meist mit, und den Unterschied musst du im Verwendungsnachweis offenlegen.